Dokumentgranskning i Vevelstad – del 1 Hvor ble det av PS 27/2019?
John-Ruhne Nilsen.
Dokumentgranskning i Vevelstad – del 1
Hvor ble det av PS 27/2019?
Vevelstad Bygdeavis arbeider med en dokumentbasert artikkelserie om kommunale saker der dokumentasjon, arkivspor og etterprøvbarhet står sentralt. Første sak handler om avtaler knyttet til Høyvik/Andalsvågen – og spørsmålet om hvor det ble av PS 27/2019.
Saken gjelder blant annet PS 1/2020, der kommunestyret 29. januar 2020 behandlet og godkjente kontrakt mellom Vevelstad kommune, Høivik Båtforening og grunneier om kjøp og avtaler i Høyvik/Andalsvågen.
Avtalen gjaldt kjøp og tilrettelegging av arealer. Grunneier skulle motta 350 000 kroner. Høivik Båtforening skulle motta 85 000 kroner.
Avtalen omfattet også rett til båtplass ved bølgedemper/flytebrygge. I den endelige avtalen omtales dette som en vederlagsfri båtplass, minimum 9 meter, for grunneier eller annen eier av den aktuelle eiendommen.
Kommunen påtok seg i tillegg arbeid og kostnader knyttet til blant annet lekter, bølgedempere, landfeste, landgang, fradeling, oppmåling og tinglysing.
Vevelstad Bygdeavis konkluderer ikke med at noe ulovlig eller kritikkverdig har skjedd.
Denne saken handler om dokumentasjon, etterprøvbarhet og arkivspor.
Et hull i saksnummerrekken
Dokumentene Vevelstad Bygdeavis har gått gjennom, viser at kommunestyret 8. mai 2019 behandlet saker fram til PS 26/2019.
Neste kommunestyremøte i dokumentene er 26. juni 2019. Der starter sakslisten med PS 28/2019.
Dermed står PS 27/2019 som et sentralt kontrollpunkt mellom møtene i mai og juni.
I senere dokumenter er det vist til en behandling 7. juni 2019, omtalt som PS 27/2029. Vevelstad Bygdeavis har bedt kommunen presisere om dette er en skrivefeil, og om korrekt saksnummer skal være PS 27/2019.
Kommunen har foreløpig ikke svart på denne siste henvendelsen.
Intensjonsavtaler datert 7. juni
Bakgrunnen for spørsmålet er at det finnes to signerte intensjonsavtaler datert 7. juni 2019.
Disse avtalene inngår i saksforløpet som senere endte med PS 1/2020, der kommunestyret godkjente kontrakt knyttet til Høyvik/Andalsvågen.
Tidligere i saksforløpet hadde kommunestyret behandlet saken 8. mai 2019 som PS 12/2019.
I den behandlingen ble en kommunestyrerepresentant erklært inhabil og fratrådte.
Kommunestyret vedtok da ikke det framlagte avtaleutkastet slik det forelå. I stedet ble næringsstyret bedt om å invitere Høivik Båtforening til forhandlinger.
Når det senere foreligger signerte intensjonsavtaler datert 7. juni 2019, blir dokumentasjonen rundt denne behandlingen viktig.
Kommunen finner ikke møteinnkalling og protokoll
Vevelstad kommune har tidligere opplyst til Vevelstad Bygdeavis at kommunen ikke kan finne møteinnkalling og protokoll for PS 27/2029 / antatt PS 27/2019 i sine arkiver.
Kommunen har også opplyst at disse dokumentene ville vært tilsendt tidligere dersom de var funnet.
Når det gjelder habilitetsvurderinger knyttet til behandlingen av intensjonsavtalene, har kommunen opplyst at det ikke er oversendt særskilte habilitetsvurderinger for denne behandlingen.
Kommunen har vist til at noe er nevnt i tidligere tilsendte dokumenter.
Når det gjelder prisvurdering, har kommunen opplyst at pris ble drøftet og avtalt mellom partene. Det er ikke oversendt særskilt takst, uavhengig prisvurdering eller annen skriftlig verdivurdering.
Kommunen har videre opplyst at båtplassen ved bølgedemper/flytebrygge er en avtalt fortøyningsplass til erstatning for den plassen tidligere grunneier hadde ved forankret lekter.
Kommunen har opplyst at båtplassen ikke er fradelt, oppmålt eller tinglyst, men avtalt mellom partene.
Kommunen viser til at bruken av båtplassen dokumenterer gjennomføring av det som er avtalt.
Har bedt om presisering
Vevelstad Bygdeavis har nå bedt kommunen om å presisere om henvisningen til PS 27/2029 er en skrivefeil, og om korrekt saksnummer skal være PS 27/2019.
Det er også bedt om innsyn i eventuell journalpost, saksregisteroppføring, møteoversikt eller annen arkivregistrering som viser registreringen av denne saken.
Dersom kommunen bekrefter at PS 27/2029 er en skrivefeil for PS 27/2019, vil det avklare saksnummeret.
Det vil likevel stå igjen et spørsmål om hvorfor møteinnkalling og protokoll for behandlingen ikke er funnet.
Dersom kommunen ikke kan bekrefte at PS 27/2019 er korrekt saksnummer, blir spørsmålet hvordan henvisningen til PS 27/2029 har oppstått i kommunens egne dokumenter.
Ikke en konklusjonssak
Dette er ikke en sak der Vevelstad Bygdeavis konkluderer med lovbrudd, økonomisk mislighet eller kritikkverdige forhold.
Det er en dokumentbasert kontrollsak.
Spørsmålene gjelder om kommunens behandling av avtaler, pengeutbetalinger, rettigheter og kommunale kostnader er tilstrekkelig dokumentert og etterprøvbar.
Når en kommune inngår avtaler som innebærer utbetalinger, grunn, båtplass og kommunale kostnader, må det være mulig å se hvordan saken ble behandlet, hvem som deltok, hvilke vurderinger som ble gjort, og hvilket grunnlag kommunestyret hadde.
Det gjelder særlig når det tidligere i samme saksforløp er gjort en habilitetsvurdering, og en representant faktisk ble erklært inhabil.
Selv om saken ligger tilbake i tid
Saken ligger flere år tilbake i tid.
Det gjør likevel ikke spørsmålet om dokumentasjon mindre relevant.
Vevelstad Bygdeavis forsøker ikke å omgjøre et gammelt vedtak eller fastslå ansvar flere år etterpå.
Spørsmålet er om kommunens behandling, arkivspor, habilitetsvurderinger og beslutningsgrunnlag fortsatt lar seg etterprøve.
Kommunale beslutninger skal kunne kontrolleres også i ettertid. Nettopp derfor er arkiv, møteinnkallinger, protokoller og saksframlegg viktige.
Åpne spørsmål
Slik saken står nå, er flere spørsmål fortsatt åpne:
Er PS 27/2029 en skrivefeil for PS 27/2019?
Hvorfor er møteinnkalling og protokoll for den omtalte behandlingen ikke funnet?
Finnes det journalpost, saksregisteroppføring eller annen arkivregistrering som viser behandlingen?
Hvem deltok i behandlingen av intensjonsavtalene 7. juni 2019?
Ble habilitet vurdert på nytt?
Finnes det et skriftlig prisgrunnlag for beløpene og rettighetene i avtalen?
Ble verdien av vederlagsfri båtplass vurdert?
Ble kommunens samlede kostnader knyttet til lekter, bølgedempere, landfeste, landgang, fradeling, oppmåling og tinglysing synliggjort samlet?
Dette er kontrollspørsmål. Ikke konklusjoner.
Dokumentasjon er offentlighetens sikkerhetsnett
I kommunal forvaltning er dokumentasjon ikke en formalitet.
Dokumentasjon er det som gjør det mulig for innbyggere, folkevalgte, presse og kontrollorganer å etterprøve hva som faktisk er gjort.
Når dokumentasjon mangler, betyr ikke det automatisk at noe galt har skjedd.
Men det betyr at det er grunn til å stille spørsmål.
Og i denne saken er spørsmålet enkelt:
Hvor ble det av PS 27/2019?
Vevelstad kommune er forelagt spørsmål om saksnummeret PS 27/2029 / PS 27/2019. Vevelstad kommune hadde ved publisering ikke svart på den siste henvendelsen.
Vevelstad Bygdeavis oppdaterer saken dersom kommunen svarer med nye opplysninger.
Om artikkelserien:
Dette er del 1 i Vevelstad Bygdeavis’ dokumentgranskning av kommunale saker. Artiklene bygger på offentlige dokumenter, innsyn, møteinnkallinger, protokoller, saksframlegg og kommunens egne svar. Serien undersøker dokumentasjon og etterprøvbarhet, ikke enkeltpersoner.