Når kommunen mister hukommelsen
John-Ruhne Nilsen.
Når kommunen mister hukommelsen
I flere måneder har kommunale møtedokumenter fra tiden før januar 2022 vært borte fra Vevelstad kommunes innsynsportal. Kommunen sier at det ikke er deres feil. Det avgjørende er likevel ikke hvem som har forårsaket problemet. Vevelstad kommune har ansvaret for at offentligheten får tilgang til kommunens dokumenter.
05.05.2026 meldte jeg fra om at alle dokumentene fra tiden før januar 2022 var forsvunnet fra Vevelstad kommunes innsynsportal. Jeg har siden ventet på at dokumentene skulle komme tilbake.
Det har de ikke gjort.
Forskjellen mellom desember 2021 og januar 2022 er slående. Går man tilbake til desember 2021, møter man en tom kalender. Ingen kommunestyremøter. Ingen møteinnkallinger. Ingen møteprotokoller. Ingenting.
Klikker man seg én måned fram, til januar 2022, dukker møtene plutselig opp igjen.
Det kan nesten se ut som om Vevelstad kommune ble opprettet ved årsskiftet 2021–2022. Det ble den selvfølgelig ikke. Kommunestyret behandlet saker, fattet vedtak og brukte fellesskapets penger også før januar 2022. Det finnes innkallinger, saksframlegg og protokoller som dokumenterer dette.
Problemet er at innbyggerne ikke lenger finner dem i kommunens portal.
Kommunen har opplyst at dette ikke er deres feil. Det kan godt hende at feilen teknisk sett ligger hos leverandøren av portalen, i en systemoppdatering, ved en overføring av data eller et annet sted utenfor kommunehuset.
Men ansvaret kan ikke outsources sammen med datasystemet.
Det er Vevelstad kommune som har valgt løsningen. Det er kommunen som eier dokumentene, og det er kommunen som skal sørge for at offentligheten har tilgang til dem. En innbygger som leter etter et gammelt kommunestyrevedtak, skal ikke behøve å finne ut hvilken leverandør som har mistet hva.
For innbyggeren finnes det bare én ansvarlig adresse: Vevelstad kommune.
Dette handler heller ikke bare om noen gamle PDF-filer som har falt ut av en kalender. Kommunale dokumenter er kommunens hukommelse. De viser hva politikerne visste, hva administrasjonen anbefalte, hvilke alternativer som ble vurdert, hvem som stemte for og imot, og hva som faktisk ble vedtatt.
Uten dokumentene blir det vanskeligere å kontrollere dagens framstillinger av gårsdagens beslutninger.
Et politisk vedtak eksisterer ikke bare den dagen det blir fattet. Det kan få betydning i mange år etterpå. Eiendomssaker, økonomiske prioriteringer, ansettelser, utbygginger, avtaler og prinsipielle beslutninger kan ikke forstås uten at man kan følge saken bakover i tid.
Etterprøvbarhet betyr nettopp at vi ikke skal være nødt til å stole på hukommelsen til den som tilfeldigvis sitter med makten i dag. Vi skal kunne gå tilbake til dokumentene og undersøke selv.
Hva sto i saksframlegget?
Hva ble kommunestyret fortalt?
Ble viktige opplysninger utelatt?
Stemmer dagens forklaring med det som ble skrevet den gangen?
Ble vedtaket fulgt opp?
Slike spørsmål kan bare besvares dersom dokumentene fortsatt er tilgjengelige.
Når flere år med offentlig kommunal historie forsvinner fra innsynsportalen, svekkes muligheten for journalistikk, forskning, politisk kontroll og vanlig innsyn. Det blir også vanskeligere for nye kommunestyremedlemmer å forstå sakene de overtar ansvaret for.
Dette er spesielt alvorlig i en liten kommune. Her er avstanden kort mellom administrasjon, politikere og innbyggere. Nettopp derfor må dokumentasjonen være ryddig, tilgjengelig og etterprøvbar. Ingen skal være avhengig av personlige forbindelser eller av å kjenne noen på kommunehuset for å få vite hva som tidligere er bestemt.
Flere måneder burde være mer enn nok tid til å finne ut hva som har skjedd, hente fram sikkerhetskopier og gjøre dokumentene tilgjengelige igjen. Dersom en teknisk leverandør har ansvaret for feilen, må kommunen stille krav til leverandøren. Dersom dokumentene ikke kan legges tilbake i den gamle løsningen, må de publiseres på en annen måte.
Det viktigste er ikke hvilken knapp de ligger bak. Det viktige er at de finnes, at de kan søkes fram, og at innbyggerne får tilgang til dem.
Heldigvis er ikke hele kommunens politiske hukommelse gått tapt.
I forbindelse med min dokumentgranskning har jeg tatt vare på møteinnkallinger og møteprotokoller fra Vevelstad kommunestyre fra og med 2015 og fram til 2026. Dersom noen trenger dokumenter fra denne perioden – også dokumenter som ikke lenger finnes i kommunens portal – kan de kontakte meg.
Jeg stiller dem til rådighet fordi offentlig dokumentasjon skal være offentlig tilgjengelig.
Men dette kan ikke være den permanente løsningen. En privatperson, en journalist eller en lokal nettavis skal ikke måtte fungere som reservearkiv for kommunen. Mine kopier kan hjelpe dem som trenger et dokument nå, men de fritar ikke Vevelstad kommune for ansvaret.
Kommunen må sørge for at dokumentene blir lagt tilbake.
Det må også gis en offentlig forklaring på hva som har skjedd, hvilke dokumenter som mangler, hvorfor de fortsatt ikke er tilgjengelige, og når innbyggerne kan forvente at problemet er løst.
Når en kommune mister flere år av sin offentlige dokumentasjon fra innsynsportalen, holder det ikke å si at feilen ligger hos noen andre.
Feilen kan ligge hos leverandøren.
Ansvaret ligger fortsatt hos Vevelstad kommune.